Betreffende de nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) per 15 april 2023.

 

Binnen de nieuwe wetgeving is het aspect doelbinding van belang: Aurora gebruikt de algemene privégegevens van de leden alleen voor het verenigingsdoel en deze gegevens worden niet aan derden doorgegeven. Fotomateriaal heeft alleen betrekking op de verenigingsactiviteiten.

Als vereniging registreren we geen bijzondere gegevens van de leden (geloof, politieke voorkeur e.d.), alleen de gegevens die van belang zijn voor de doelbinding. De leden worden bij voorkeur per mail op de hoogte gehouden van de verenigingsactiviteiten en krijgen van de penningmeester de factuur voor de contributie. Foto’s die geplaatst worden door de websitebeheerder op de website en in de regionale bladen hebben alleen te maken met de verenigingsactiviteiten. De correspondentie aan alle leden wordt beheerd en verstuurd door de secretaris en/of degene die daarvoor door het bestuur is aangewezen.

 

Onze primaire gegevens zijn: naam-adres-woonplaats-telefoonnummer-email-geboortedatum-instrument en bankrekeningnummer. Dit laatste gegeven beheert alleen de penningmeester en wordt niet vermeld op de ledenlijst. Bereikbaarheid van de vereniging: op de website staan steeds de actuele gegevens van bestuur en commissies vermeld (met voorafgaand gevraagde toestemming).

 

Naam-adres-woonplaats-email-adres-geboortedatum-bankrekeningnummer.
De gegevens worden beheerd door één persoon en alle doelinformatie wordt per mail verzonden in BCC. Bij opzegging worden de gegevens nog bewaard i.v.m. eventuele uitnodigingen reünies, concerten, invalvraag, tenzij het lid schriftelijk en ondertekend aangeeft dit niet te willen. Ieder heeft altijd het recht tot inzage, verbetering of verzoek tot verwijdering van de eigen gegevens.

 

Naam-adres-woonplaats-bankrekeningnummer worden beheerd door de penningmeester en/of degene die door het bestuur is aangewezen om de donateursadministratie te doen.

 

Foto’s:
Foto’s van optredens (doelbinding) kunnen op de website worden geplaatst.

 

Informatie van derden:
Het bestuur maakt de afweging of informatie van derden al of niet kenbaar gemaakt wordt aan de leden en hoe dat dan gebeurt.

 

Onderhoud privacy:
Privacy komt als onderwerp één keer per jaar als agendapunt op de ledenvergadering om deze met elkaar actueel te houden. Op het aanmeldingsformulier wordt de toestemming getekend voor vermelding op de ledenlijst (wordt aan alle leden toegestuurd) en plaatsing foto’s van de verenigingsactiviteiten). Elk lid heeft altijd het recht deze toestemming in te trekken. Bij leden jonger dan 16 jaar tekenen de ouders.

 

Datalek:
Wanneer persoonsgegevens (die niet in het telefoonboek staan of via Internet zijn op te zoeken) ongewenst openbaar zijn geworden of dreigen te worden, meld dit dan bij het bestuur.

 

Praktische tips (voor zover van toepassing):
- Blokkeer altijd je beeldscherm bij het verlaten je werkplek;
- Laat documenten met persoonsgegevens nooit onbeheerd achter;
- Kies nooit voor automatisch opslaan van inloggegevens op je computer;
- Besef dat openbare netwerken niet veilig zijn;
- Let op wat je deelt via sociale media;
- Bedek altijd je webcam om 'meekijken' te voorkomen;
- Gebruik nooit de inlog van een ander en geef je inloggegevens ook niet door aan een ander;
- Zorg ervoor dat je mobiele telefoon beveiligd is.